Por lo general, siempre existe un departamento o una persona que se encarga específicamente de realizar el cálculo de los salarios de los empleados, pero esto sucede en las empresas medianas y grandes. Es por ello que si eres un emprendedor que acaba de crear una empresa y quieres aprender cómo hacer una nómina de tus trabajadores, has llegado al sitio indicado.
La nómina es una preocupación para muchos empleadores. Se trata de una serie de tareas administrativas que, si no se llevan a cabo correctamente, pueden provocar desmotivación, conflictos con los empleados e incluso responsabilidades legales.
Si bien puedes tomar una plantilla nómina y realizarla por allí, o para mayor comodidad, utilizar un programa para realizar nóminas, el cual facilitará considerablemente tu trabajo y minimizará los errores que puedas cometer, es importante que conozcas todas las partes de una nómina, para que puedas entenderla completamente y así hacer todos los cálculos a la perfección.
Cómo hacer una nómina: Entendiendo el concepto básico
Si bien es probable que ya conozcas que es una nómina, nunca está demás que revises su concepto básico.
El concepto de nómina
El recibo de nómina individual, es un documento que la empresa debe preparar cada mes, para cada trabajador, con la liquidación de los diferentes conceptos de nómina y las correspondientes deducciones por seguridad social e impuesto sobre la renta.
En esencia, y explicado en pocas palabras, es el documento que los empleados reciben cada mes por parte de la empresa y que especifica el salario que recibieron ese mes por el trabajo realizado.
Requisitos mínimos de la nomina
La nómina debe cumplir con la claridad y la separación de las diferentes percepciones del trabajador, ya que su finalidad es informativa y le permite reclamar en caso de incumplimiento.
Importancia de conocer lo básico
Tanto si se trata de una empresa, como de un trabajador autónomo con empleados a tu cargo, debes conocer toda esta información y hacerlo correctamente, porque los salarios forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener la información de manera correcta y legal.
Cómo hacer una nómina paso a paso
Una nómina debe contener cierta estructura que debes cumplir al momento de hacerla, es por ello que te explicaremos a continuación que es lo que debe poseer, para que puedas efectuarla sin problemas.
Ingresa la identificación de la empresa y del trabajador
Entre ellos debe estar grupos cotización seguridad social, referido a la empresa, y otros datos e importancia referidos al trabajador. Allí igualmente debes indicar el período de liquidación, con las fechas de los días de liquidación.
Integra y calcula los devengos
Aquí debes incluir todas las cantidades que se suman para calcular la cantidad que el trabajador debe facturar.
División de los devengos
Se dividen en percepciones salariales, ingresos en especie y percepciones no salariales. Debes mostrar todos los conceptos en importes brutos, es decir, sin descontar la seguridad social o el impuesto sobre la renta retenido, y no pueden ser inferiores a los que figuran en la categoría contractual correspondiente.
Conceptos a indicar de percepciones salariales
Debes indicar los siguientes conceptos, cada uno con su propia cantidad:
- El salario básico
- Cada complemento de salario, expresado individualmente
- El pago de las horas extras
- En el caso de los contratos a tiempo parcial, igualmente el pago de las horas adicionales
- El pago de actividades extras
- Salarios en especie
Conceptos a indicar de percepciones no salariales
A continuación indicamos una serie de pagos que, aunque no forman parte del salario, deben ser recibidos por el trabajador y visualizados en la nómina:
- Indemnizaciones
- Prestaciones y subsidios de la seguridad social
- Suspensiones o despidos
Incluye las deducciones
El empleador, que en este caso eres tú, tiene la obligación legal de deducir de la nómina las contribuciones a la seguridad social y el impuesto sobre la renta. Ambos conceptos son siempre responsabilidad del empleado.
En esta sección debes incluir también los anticipos, el valor de los ingresos recibidos en especie y otras deducciones (por ejemplo, las incautaciones, las cuotas sindicales, etc.).
Calcula las bases de cotización
Debes indicar las bases de cotización y de impuesto, calculadas en función de los importes de los salarios de los distintos elementos de cotización que componen la nómina.
¿De qué manera se calcula la base de cotización?
Para calcularla debe tomarse como punto de partida la suma del salario mensual, más la parte proporcional de las horas extraordinarias.
A esta cantidad le debes aplicar la tasa correspondiente. Sin embargo, hay que recordar que las bases de cotización establecidas para cada año prevén un mínimo y un máximo. Esto te permite calcular la cuota para contingencias comunes.
Adicionalmente, debes sumar también las cotizaciones por concepto de:
- Impactos laborales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales)
- Otros conceptos de recaudaciones comunes (desempleo, FOGASA, formación profesional)
- Horas extras
Agrega las firmas
El trabajador debe firmar el recibo, y del mismo modo, la empresa debe plasmar su sello allí, para asegurar que ambas partes están de acuerdo con la nómina.
Cómo leer una nómina
Si lo que quieres es sencillamente aprender como leer y entender correctamente una nómina, a continuación te lo enseñaremos:
El encabezado de la nomina
Allí encontrarás los datos de la empresa y tus datos como empleado. Es importante que te asegures de ver reflejado también en esta sección el período de liquidación.
Los devengos
En esta parte, verás todos los ingresos que recibes (siendo trabajador), y en ellos debes distinguir entre dos tipos: percepciones salariales y percepciones no salariales.
Las deducciones del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF)
A diferencia de lo que ocurre con los devengos, aquí se visualiza lo que te restan de tu salario. Parte del salario se utiliza para pagar el seguro social y, por lo tanto, cubre una posible baja debido a la discapacidad, la futura pensión o el seguro de desempleo. El porcentaje varía según el impuesto sobre la renta elegido.
Las principales deducciones que verás en tu salario son:
- Contribuciones a la seguridad social de los empleados
- IRPF
- Anticipos
- Otros
El salario neto
En cuanto hayas visualizado los pagos y deducciones, conocerás finalmente el salario neto, es decir, la cantidad final que verás depositada en tu cuenta corriente.
Después del paso a paso que te hemos proporcionado sobre la creación de nóminas, y la explicación que te hemos proporcionado en cuanto a cómo leerla y entenderla, ya sabrás que no es algo demasiado complicado, solo es cuestión de entender a la perfección todos los términos y conceptos básicos.
