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Recomendaciones para elegir herramientas para el envío de email masivo

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Ha hacer o a hacer, ¿cuál es la manera correcta?

Tanto el mailing masivo, como el email marketing -estrategia matriz y encaminada a conceptos más diversos-, requieren la utilización de herramientas adecuadas y potentes para lograr su cometido. En ese sentido, es primordial saber cómo escogerlas.

Es normal que si nunca se ha hecho email marketing o si se ha estado trabajando con un proveedor que no ha dado resultados -por distintos factores-, se esté en la búsqueda de una plataforma de mailing masivo, de la que se tenga seguridad de que la potencia, la seguridad, la capacidad de personalización y análisis de las campañas, sean las mejores en su nicho.

Por esa razón, es normal ver comparativas entre plataformas líderes, como Mailjet vs Mailchimp, o bien, buscar recomendaciones o puntos clave para saber cómo escoger sin equivocaciones, y sin tener que cambiar nuevamente al cabo de un par de meses.

¿Cuál es la finalidad de una buena plataforma de email masivo?

¿Qué se le pide a una plataforma de mailing masivo? ¿Qué es lo que debe hacer bien? De buenas a primeras, lo elemental que debe hacer bien es enviar los correos en tiempo y forma, y tener la garantía de que se entregarán correctamente. Sin embargo, hoy en día, las estrategias de email marketing permiten ciertas capacidades de análisis, de toma de decisiones e iteraciones en tiempo real, de modificación y de personalización, que pueden llevar a pensar en las finalidades desde otra perspectiva.

Una herramienta de email marketing está pensada para brindar un recurso de comunicación, interacción y publicidad más potente, utilizando un canal más privado entre cliente y marca. Por eso, una buena plataforma de email masivo debe ser muy segura en todos los aspectos, siendo pulcra desde el contenido que muestra -algunas en versiones gratuitas están repletas de anuncios, que desalientan a los clientes objetivo- y, por supuesto, permitir la automatización, un aspecto determinante en cada una de las marcas más conocidas.

Todos los aspectos que deben compararse en la actualidad

Lo anterior, sin embargo, es lo básico que, hoy en día, todas las empresas de mailing tienen entre sus servicios e, incluso, en sus planes gratuitos -si los tienen-. Pero, para fines prácticos, para el desarrollo de una estrategia de email marketing, para asegurarse de que se podrá trabajar con comodidad con dicha estrategia o campaña, es necesario que se tengan en cuenta una serie de aspectos, que pueden determinar el éxito del trabajo realizado.

Capacidades brutas

Más allá de la potencia de los servidores o la velocidad de las tecnologías que utilizan, para la mayoría de las empresas, lo más importante es saber cuáles son los límites en sus capacidades brutas -de usuarios y de mensajes enviados- a los que se tienen que amoldar.

Estos límites pueden ser dispuestos de diferentes maneras:

  • Límite de base de datos de contactos, es decir, a cuantos usuarios diferentes -máximo- se puede enviar un correo desde la plataforma.
  • Límite de envíos mensuales, semanales o al día.

Por lo general, gran parte de la diferencia entre proveedores está en este aspecto, ya que mientras algunos ofrecen planes gratuitos con decenas de miles de contactos posibles y con 50.000 o más envíos al mes, otros, en sus planes gratuitos, no se acercan ni al 10% de esas capacidades, por lo que obligatoriamente, habría que pagar.

Estadísticas y KPI de calidad

No vale únicamente con un panel de control interactivo con un diseño exquisito, los datos que se muestran deben tener un sentido y estar pensados para la toma de decisiones ágiles. Este aspecto es muy importante, y debe valorarse como lo que es, una herramienta para una mejor toma de decisiones en campañas que, normalmente, se estarán desarrollando en tiempo real.

Las tasas de apertura, de clics o de acciones, los mapas de calor, los usuarios que se dan de baja, los usuarios que marcan como spam, las tasas de entrega de mensajes, entre otros aspectos, son estadísticas imprescindibles. ¿Por qué son aspectos para comparar entre plataformas? Porque algunas no los muestran en sus planes gratuitos, y otras, incluso, no tienen estadísticas de calidad ni en sus versiones de pago.

Soporte técnico

El email marketing se ha posicionado como una de las estrategias más fáciles de aplicar en cualquier empresa o negocio. Eso lleva a que profesionales autónomos, dueños de emprendimientos pequeños, también se animen. Y, por supuesto, no están obligados a ser expertos en el tema, conforme acaban de comenzar a idear sus primeras campañas.

Allí, el papel de un soporte técnico de calidad, será imprescindible para poder disfrutar los servicios de estas plataformas; o mejor dicho, para no pagar por algo que no se estará aprovechando en su totalidad.

Algunas plataformas ofrecen servicio técnico por múltiples vías -chat en vivo, llamada telefónica, tickets de consulta-, e incluso disponen de guías para el usuario que son muy completas, pero hay algunas otras que no. Algunas, incluso de las más conocidas, solo ofrecen soporte técnico para los planes empresariales, por ende, es algo a considerar.

Capacidad de acceso multiusuario, con gestión de privilegios

Aunque parece un término complejo, hace referencia a las plataformas de email marketing que permiten que:

  • Un usuario o empresa, sea propietario de la campaña y del software en toda su extensión.
  • Pueda darle acceso a otros trabajadores, para desarrollar de forma colaborativa la campaña.

Es un servicio muy interesante, porque permite que el líder del proyecto -sea del departamento de marketing o el dueño de la tienda-, cree la campaña, tenga ideas y desarrolle el proceso; pero que, además, pueda darle acceso con privilegios de edición o revisión a otros usuarios, como un diseñador gráfico, un copywriter, un corrector de estilo, y de esa manera, se pueda trabajar más rápido y con mayor seguridad.

Por defecto, suele ser una funcionalidad presente en los planes corporativos.

Segmentación de bases de datos

La segmentación es la introducción de variables que identifiquen, y lógicamente, segmenten, a todos los usuarios presentes en una base de datos de correo electrónico. Los filtros o variables más comunes son: nacionalidad, edad, ubicación, dispositivo utilizado, historial -si es cliente o todavía no-, entre otros.

Es una funcionalidad muy a tener en cuenta. No todos los contactos deben recibir la misma información, ni tiene por qué interesarles. Con la segmentación, se pueden crear listas diferentes para cada caso. Así, se puede hacer mailing masivo solo para los usuarios nuevos, para clientes habituales -con promociones exclusivas, por ejemplo-, o para los residentes en una determinada ciudad.

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