Los roles del asistente de dirección pueden ser muchos. En las empresas de hoy en día, es común que un asistente de dirección sea mucho más que un mero secretario o secretaria. Los departamentos de recursos humanos prefieren a personas que tengan mucha inteligencia emocional, que se conozcan a si mismos y que tengan las habilidades para tener iniciativa y ser eficaces. En pocas palabras, los roles del asistente de dirección se determinan en base a sus conocimientos, experiencia y capacidades profesionales; pero también teniendo en cuenta el lado personal.
Los roles del asistente de dirección: Las más comunes
A continuación te explicaremos cuáles son las principales funciones del asistente de dirección, agrupadas por cada uno de los roles fundamentales de esta posición.
Roles del asistente de dirección: Contacto con el exterior
El asistente de dirección es el encargado de tener contacto con el exterior, es el punto de encuentro entre la dirección y sus interlocutores y de este rol se desenvuelven varias funciones puntuales como por ejemplo, escribir la correspondencia, extender las cartas a los stakeholders, dar fe de acuerdos y custodiar la documentación de la oficina (teniendo en cuenta que la “oficina” puede ser también una asamblea o incluso una gran corporación, dependiendo del tamaño de la empresa en la que se trabaje).
Ser el punto de contacto también implica tener contacto con muchas personas, no solo físicamente sino también por teléfono y por internet. Aunque no es un trabajo de cara al público propiamente dicho, el asistente de dirección tiene se convierte en “la cara” de la empresa: es quien atiende a las visitas, es quien lleva la agente del director o directores, es quien responde al teléfono y gestionar la constancia de las llamadas telefónicas… También es muy importante su labor a nivel internet, ya que debe gestionar varias cuentas de email en muchos casos y tiene que estar atento a que nada se escape de su control.
Roles del asistente de dirección: La organización
Debe ser una persona que tenga excelentes habilidades de organización. Tiene una metodología desarrollada para hacerlo, no se trata simplemente de tener buena memoria y apuntar todo lo que se debe hacer cada día, ya que además, debe estar orientado a la realización de tareas múltiples (capacidad de ser multi tasking). Para poder dar a basto, no solo debe conocer los flujos de trabajo y la estacionalidad de su sector, sino también debe tener un buen manejo de las herramientas de organización de tareas, equipos y actividades. En muchos casos, el asistente de dirección debe tener en cuenta no solo sus tiempos, sino también el de los directores; algo que, con el tiempo, se puede ir mejorando a través del conocimiento de las costumbres y forma de ser de cada uno de sus jefes.
Roles del asistente de dirección: Servicio al cliente
El enfoque de servicio al cliente es otro de los puntos fuertes del trabajo del asistente de dirección. Debe ser una persona que conozca los procesos internos de la empresa y que haya interiorizado por completo los valores y la ideología de esta, para poder dar un servicio al cliente de calidad y que sea acorde con la imagen de la empresa. Recordemos que el asistente de dirección es, en muchas situaciones, la “imagen o la cara” de la empresa. Si no da un excelente servicio a los clientes, se pierden muchas oportunidades.
Roles del asistente de dirección: Apoyo administrativo
El rol del asistente de dirección también es el de dar apoyo administrativo. Esto quiere decir, crear informes estadísticos, manejar el flujo de caja, realizar investigaciones, manejar solicitudes de información, llevar los impuestos fiscales al día y demás actividades que puedan serle requeridas en el día a día. Es justamente en este conocimiento profundo de su sector donde se observa la profesionalidad y el potencial del asistente de dirección. Además de dar respuesta a los pedidos del exterior y de organizar la oficina en todo sentido, es una persona que tiene conocimientos sobre la empresa, que sabe muy bien cómo funciona el negocio y que busca comprender bien todo lo que sucede en este.
