Cómo manejar la logística de grandes eventos corporativos: planificación, ejecución y seguimiento

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Los eventos corporativos son una estupenda herramienta que se pone a disposición de todo tipo de compañías para múltiples finalidades. Estas pueden ir desde una reunión anual con grupos de stakeholders hasta para la promoción de un nuevo producto o la celebración de un logro, entre muchas otras. Sea como sea, los eventos corporativos son un elemento estratégico y fundamental que resulta verdaderamente útil cuando hablamos de establecer una imagen positiva de la marca en la audiencia y el sector.

No obstante, manejar la logística de estos grandes eventos corporativos no es una tarea sencilla: lo que puede parecer un trabajo simple y rápido se acaba convirtiendo en una lista de tareas prácticamente interminable en la que es necesario delegar ciertas responsabilidades. Desde la elección de las carpas industriales que se utilizarán como recinto para el evento hasta la contratación de un catering, las herramientas de evaluación posterior o la elaboración del cronograma de actividades, encargarse de la logística de un gran evento de este tipo conlleva mucha planificación. 

Por este motivo, en este post hemos querido analizar cuáles son las claves para poder manejar correctamente la logística en grandes eventos corporativos, incidiendo en las tres partes fundamentales de la organización de eventos: la planificación previa, la propia ejecución y el seguimiento a posteriori.

Planificación: la creación del plan logístico

El primer paso para gestionar la logística en un evento corporativo es encargarse de realizar una buena planificación previa, que se hará tangible a través de la creación de un plan logístico personalizado. En este tipo de documentos previos a la organización del evento se suelen incluir todos aquellos aspectos que, de una u otra manera, van a ser necesarios dentro del evento.

La elaboración del plan logístico del evento conlleva desde la creación de la lista de invitados, la elección del lugar y la fecha, el envío de las invitaciones digitales o la lista de actividades que se quieren hacer ese día. Asimismo, también es importante dedicar un apartado al presupuesto, así como a cuál será la estrategia de marketing y comunicación con la que se dará a conocer el evento. En este punto, es necesario puntualizar al máximo cada detalle para poder tener el mayor número de aspectos cerrados antes del día que se haya escogido.

Además, también se deben establecer las necesidades de producción, para saber el número de empleados necesarios o la cantidad de elementos técnicos (carpas, iluminación, sonido, grabación…) que se pueden necesitar. De igual manera, en este plan también se deben incluir apartados específicos para la gestión de los proveedores, el establecimiento de los plazos y horarios de entrega, así como todos los aspectos relacionados con el tranporte de mercancías, el almacenamiento y la distribución en el propio evento.

La ejecución del evento

Una vez el plan logístico del evento haya sido aprobado, solo quedaría ponerlo en práctica. El propio día del evento es completamente normal que surjan problemas o cuestiones con las que no se puede contar con antelación, por eso también es importante trabajar en un plan de contingencia que permita hacer frente a ciertos imprevistos que puedan suceder. Por lo demás, gestionar la logística dentro de la propia ejecución del evento estará más relacionada con el manejo de los invitados y el buen desarrollo de las actividades que se hayan propuesto en el cronograma previamente aprobado.

Además, otra de las partes más importantes de la ejecución de un evento es la producción, donde es necesario que un equipo de gestión se encargue de controlar aspectos fundamentales para que todo se desarrolle de manera óptima. En este caso, cuestiones como el catering, la organización de las charlas o demostraciones que se vayan a hacer, la creación de contenido audiovisual a partir del evento o la correcta evolución de las actividades se convierten en elementos esenciales para una buena ejecución.

El seguimiento post evento

Finalmente, la última fase del manejo de la logística en un evento corporativo es el seguimiento que se debe realizar una vez haya acabado la jornada. Además de tener que echar mano de nuevo del plan de logística para establecer los plazos y los horarios de recogida de los aspectos fundamentales de la producción, como pueden ser las carpas o los proveedores, también se debe establecer un equipo que se encargue exclusivamente de cerrar la localización y que todo quede como antes del evento.

En este sentido, también debe haber un equipo responsable del desmontaje de todos los útiles del evento y de la limpieza de la localización, que debe seguir una lista de verificación para que todo se termine de desarrollar de manera correcta. Para terminar, uno de los últimos puntos esenciales para gestionar eficazmente la logística de un evento corporativo es pedir feedback y evaluaciones personales, no solo a los asistentes e invitados al evento, si no a todas las personas que, de una u otra manera, hayan trabajado en él. Así, se pueden recoger opiniones y mejoras que ayudarán a optimizar los procesos de logística y producción de cara a eventos corporativos futuros.