El tiempo es ese bien escaso que a menudo no valoramos demasiado y que se puede convertir en el mayor coste para los emprendedores. Por este motivo, es importante que los emprendedores conozcan algunas claves para gestionar mejor su tiempo, especialmente al inicio de la actividad que es cuando más funciones paralelas deben realizar y cuando se debe hacer frente a tantas cosas al mismo tiempo.
Algunas de las claves para la gestión del tiempo son las siguientes:
1. Siempre hay tiempo, en realidad el tiempo es una cuestión de prioridades cuando se prioriza eficientemente la jornada, se puede hacer todo.
2. Es importante ser realista en todo momento y contar con sólo cuatro a seis horas de trabajo real cada día. Siempre hay que planificar con un periodo de reserva temporal para posibles imprevistos.
3. Existen algunos días en los cuales es difícil enfocarse. Los emprendedores deben comprender que también son seres humanos y que existen momentos de menos rendimiento que luego se pueden compensar con días de mayor enfoque en los que se puede mantener la atención durante muchas horas consecutivas, hay que aprender aprovechar estos momentos de máximo enfoque y evitar la culpa cuando se encuentran momentos de menor fuerza para trabajar.
4. Es importante acostumbrar el cerebro a trabajar tarea por tarea. Cuando aceptamos demasiadas tareas en un mismo lapso de tiempo, es posible que perdamos el enfoque y que aunque realicemos todas las tareas, no sintamos que ninguna de ellas se ha realizado de la manera óptima. Para gestionar bien el tiempo es importante estar centrados y delimitar pequeños periodos temporales. Es bastante recomendable establecer plazos cortos para cada función. Especialmente cuando se deben realizar reuniones si se pone un límite de tiempo, es probable que se aproveche mejor cada momento.
5. Conviene además entender que no se puede igualar la productividad a un mayor número de horas de trabajo, esto es un engaño en el que normalmente los emprendedores caen.
6. En realidad, es mejor trabajar de forma iterativa y evitar la expectativa de la perfección ya que esto puede ser sofocante y termina frustrando a muchos de los emprendedores.
7. Los emprendedores, especialmente los que empiezan desde cero, tienen que saber separar las tareas estratégicas de aquellas tácticas. Durante la ejecución de tareas estratégicas, es necesario que los emprendedores se encuentren bastante tranquilos para poder hacer frente a estas; en cambio, es posible que para las tareas tácticas, puedan aprovechar momentos de mayor actividad si necesidad de tener una excesiva concentración mental.
8. La planificación del tiempo es lo más importante para los emprendedores. Conviene programar las reuniones por correo electrónico o teléfonos en forma de bloque; por ejemplo, destinar toda la mañana del miércoles para las reuniones de forma que por la tarde existe un tiempo libre para trabajar y procesar la información recibida durante dichas reuniones. Esto será mucho mejor que intercalar actividades con reuniones a lo largo de toda la jornada. Un reto para los emprendedores son las tareas demasiado grandes.
9. Cuando enfrentes una tarea que requiere de muchas horas de trabajo o mucho empeño mental, es mejor dividirla en pequeños bloques manejables. Otro punto importante para la gestión del tiempo de los emprendedores es pensar solamente en el hoy y en el mañana y no distraerse con los éxitos en los fracasos de los momentos anteriores, además, es importante establecer plazos para absolutamente todo de forma que las tareas no sean ilimitadas.
10. Durante el periodo de búsqueda de inversiones, los emprendedores deben saber que en media, toma 45 días cerrar alguna reunión con inversores. Las rondas de inversiones son una de las partes que más tiempo toma y es por eso que se dice que el tiempo es el mayor coste para los emprendedores, especialmente porque además de las reuniones, es importante invertir mucho tiempo en revisar la información contable, laboral, proyecciones de la empresa, lo que puede alargarse por varios meses.
Recomendamos también tomar notas durante todo el día de las ideas, recordatorios y otros apuntes que puedan ser útiles para los emprendedores. Incluso si estas se hacen de manera informal en un bloc de notas o usando alguna aplicación en el smartphone, serán muy útiles para que nada se escape.
